1. Análisis:
Recibida una comunicación se analiza el alcance, tipología, la importancia y la gravedad de la misma, siendo la primera acción a realizar el acuse de recibo al informante en el plazo máximo de 7 días naturales desde la recepción de la comunicación.
En caso de haberse recibido una comunicación que se corresponda con una consulta, sugerencia o preocupación, será atendida lo antes posible y se resolverá según se considere oportuno, ya sea directamente por el responsable del Sistema de Información, Comité de Compliance o a través de cualquier Dirección Ejecutiva y/o Operativa, que atendiendo a su perfil profesional, sea la persona idónea para atender la consulta correspondiente.
Por el contrario, si se recibe una comunicación referente a algún incumplimiento o ilegalidad, se analizará su importancia, la gravedad y la tipología de la presunta irregularidad valorará si se fundamenta sólidamente o si hay dudas razonables sobre su veracidad.
Si de la información recibida, se constata la existencia de algún conflicto de interés respecto a alguna de las personas que pueda intervenir en la gestión de la comunicación recibida, éste o estas personas deberían abstenerse de intervenir y quedar fuera en las fases de investigación y resolución.
2. Investigación:
Esta fase tiene como finalidad iniciar la investigación de los hechos informados o su archivo, en función de una primera valoración de los mismos.
El responsable del Sistema de Información Interno o caso de existir, el Comité de Compliance, a través de la persona designada al efecto (en adelante «el instructor»), llevará a cabo las investigaciones necesarias así como las pertinentes comprobaciones, pudiendo solicitar la colaboración de las personas que crea convenientes, para decretar el inicio del procedimiento de investigación o el archivo de la comunicación.
Si se ordena abrir la investigación, y en función de la naturaleza de los hechos comunicados, se llevará a cabo un tratamiento u otro:
En caso de que la comunicación no tenga ningún incumplimiento de ninguna normativa legal, se remitirá al Director Técnico o responsable del departamento o área de EMERA ESPAÑA, que será la persona competente para resolver sobre el hecho comunicado y tomar las medidas oportunas, contando con el asesoramiento interno necesario, principalmente del área de RRHH.
En el caso de que la comunicación tenga un posible incumplimiento legal, se podrá valorar la conveniencia de utilizar la asistencia de abogados o peritos externos con el fin de externalizar la investigación.
3. Resolución:
Esta fase tiene como objetivo adoptar la resolución que pondrá fin al procedimiento de investigación, que incluirá las medidas, actuaciones o sanciones oportunas a realizar.
En particular, una vez iniciado el procedimiento de investigación, el instructor, junto con los asesores externos, en su caso, trabajará para emitir el correspondiente informe en el que se desarrolle y adopte la resolución pertinente y se proponga la adopción de las acciones necesarias para (i) castigar el incumplimiento o ilícito, (ii) evitar la materialización del incumplimiento o ilícito en caso de que aún no se haya llevado a cabo, (iii) minimizar en la medida de lo posible las consecuencias que se puedan derivar de esta comisión y /o (iv) iniciar un periodo de revisión de las medidas y protocolos implementados en EMERA ESPAÑA para detectar posibles deficiencias normativas y proponer mejoras. Para resolver el procedimiento y emitir el informe se debe recoger y analizar toda la información relativa al comportamiento de riesgo detectado, documentarla, contextualizarla y juzgar su coherencia.
El informe elaborado por el instructor se enviará al responsable del Sistema Interno de Información o caso de existir al Comité de Compliance, que deberá analizarlo y aprobarlo, y posteriormente presentarlo al Consejo de Administración, que, en su caso, deberá adoptar las medidas propuestas en este informe o proponer la adopción de diferentes medidas. Si en el informe se constata la existencia de algún conflicto de interés respecto a uno o más miembros, estos miembros deberían abstenerse de intervenir y quedar fuera en las fases de investigación y resolución.
El resultado final de la investigación debe transmitirse a efectos informativos al informador, que según la normativa vigente, debe llevarse a cabo a más tardar tres meses después desde el envío del acuse de recibo, no obstante el anterior, este plazo de tres meses para resolver la investigación podrá ampliarse en casos muy complejos, hasta seis meses.
4. Reacción y corrección:
Esta fase tiene como objetivo aplicar las medidas disciplinarias que se puedan acordar en caso de que se haya confirmado la existencia de un incumplimiento, irregularidad o delito.
El responsable del Sistema Interno de Información o en su caso el Comité de Compliance y el Órgano de Administración, deben trabajar conjuntamente para implementar las acciones a tomar y, en su caso, las medidas disciplinarias oportunas. En todo caso, las medidas disciplinarias adoptadas deben ser las previstas en el régimen disciplinario aplicable a EMERA ESPAÑA.
En materia disciplinaria, EMERA ESPAÑA debe remitirse a la normativa laboral que le resulte de aplicación, pudiéndose incluso considerar este tipo de incumplimientos como infracciones de la buena fe contractual o abuso de confianza en el ejercicio de las funciones encomendadas, ya que el empleado puede aumentar el riesgo de una posible sanción e incluso condena penal o de otra cualquier índole a EMERA ESPAÑA con sus actuaciones. En este sentido, tanto la apertura de un posible expediente, como la tipificación y graduación de las faltas, como la solicitud, en su caso, de la sanción correspondiente, serán de acuerdo con el régimen disciplinario y sancionador recogido en el Estatuto de los Trabajadores y, en su caso, en el Convenio Colectivo de Trabajo aplicable a EMERA ESPAÑA.
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